Warum E-Mail-Archivierung sinnvoll ist – eine Frage, zehn Antworten

Lange Zeit war die E-Mail das vorherrschende Kommunikationsmedium in der Geschäftswelt – und ist es noch immer: Allein in Deutschland produziert jeder Büroangestellte im Durchschnitt 600 E-Mails im Monat, fand die Gesellschaft für Konsumforschung heraus. Laut Radicati Group wurden 2015 weltweit 112,5 Milliarden geschäftliche E-Mails verschickt, und bis 2019 prognostiziert das internationale Technologie-Marktforschungsinstitut einen Anstieg auf 128,8 Milliarden.

 

Angesichts solcher Massen ist die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Absprachen via E-Mail für Unternehmen von enormer Wichtigkeit – ebenso wie die Verfügbarkeit von Nachrichten. Aus diesem Ansatz heraus ergibt sich die Bedeutung einer E-Mail-Archivierung. Entgegen der oft vertretenen Meinung reicht hier ein Backup des E-Mail-Servers nicht aus, denn es wird lediglich der zum Sicherungszeitpunkt aktuelle Datenstand gesichert – früher oder später gehen damit E-Mails verloren!

 

Warum E-Mail-Archivierung sinnvoll ist – eine Frage, zehn Antworten

Ein Archiv garantiert die Wiederauffindbarkeit und Verfügbarkeit des gesamten E-Mail-Verkehrs seit der Einrichtung einer Archivierungslösung. Daher stellt E-Mail-Archivierung nicht nur eine gesetzlich Pflicht, sondern auch eine administrativ sinnvolle Maßnahme dar. Sie finden hier die 10 schlagkräftigsten Gründe für eine E-Mail-Archivierung.

 

1. Spürbare Entlastung der E-Mail-Server

Da eine E-Mail-Archivierung automatisch Nachrichten nach vorab definierten Regeln im Archiv ablegt, muss theoretisch keine empfangene E-Mail auf dem Server verbleiben. Damit sinkt die Datenlast auf dem Server enorm – selbst, wenn Nutzer in der Praxis die aktuellen Nachrichten häufig während der Bearbeitung auf dem Server belassen. Damit sind auch keine Postfachbegrenzungen mehr nötig, um die Datenflut auf dem Server zu reduzieren.

 

2. Langfristige Reduzierung der IT-Kosten

Mit der Sicherheit eines automatisierten E-Mail-Archivs im Rücken können Sie sich stets auf die Verfügbarkeit ihrer Nachrichten verlassen: Damit ist es nicht länger nötig, jede E-Mail und jeden Anhang andernorts extern abzulegen. In der Konsequenz verringern sich mit den Storage-Anforderungen des Unternehmens auch die Kosten für externe Datensicherungen. Darüber hinaus sinkt dank der geringeren Datenlast auf dem Server auch die Komplexität des Backups – im Ernstfall lässt sich dann der schmalere Datensatz wesentlich schneller wiederherstellen.

 

3. Entlastung der IT-Administratoren

Die Implementierung der gängigsten Archivierungslösungen ist unkompliziert und lediglich mit einer einmaligen Konfiguration verbunden – anschließend erfolgt die Archivierung automatisch nach festgelegten Regeln. Der Prozess läuft im Hintergrund ab, so dass Sie im Arbeitsalltag davon nicht behindert werden. Zu guter Letzt gestalten sich mit einem Archiv auch die Verwaltungsarbeiten nach dem Ende eines Mitarbeiterverhältnisses unkomplizierter, da Postfächer bedenkenlos geräumt werden können, ohne dass der Verlust wichtiger Absprachen zu befürchten wäre.

 

4. Rechtssicherheit

Vom Gesetzgeber rechtlich vorgeschrieben ist die vollständige, manipulationssichere Archivierung aller Kommunikationsschritte, die ein Geschäft vorbereiten, abschließen oder widerrufen. Diese allgemeinen Anforderungen ergeben sich insbesondere aus den Ordnungsvorschriften für die Buchführung und für Aufzeichnungen (§ 146 AO) sowie den Vorgaben zur Führung der Handelsbücher (§239 HGB). Ein Backup erfüllt diese Anforderungen nicht, Rechtssicherheit bietet nur eine E-Mail-Archivierung – damit sind Sie vor Strafmaßnahmen und Schadensfällen geschützt.

 

5. Manipulationssicherheit

Die manipulationssichere Aufbewahrung von E-Mails ist nicht nur eine rechtliche Anforderung an die Archivierung, sondern auch eine vernünftige Vorsichtsmaßnahme, mit der Sie sich gegen versehentliche oder gar böswillige Datenverfälschung absichern.

 

6. Erfüllung von Vertragsabsprachen

Da die E-Mail als Kommunikationsmittel längst Einzug in das Geschäftswesen gehalten hat, gehen Unternehmen immer stärker dazu über, die Aufbewahrung von E-Mails über einen gewissen Zeitraum vertraglich einzufordern. Mit einer Archivierungslösung kann ein Unternehmen dieser Anforderung ohne Mehraufwand nachkommen.

 

7. Erhöhte Produktivität

Sind die Archivierungsregeln einmal definiert, können die Anwender sich auf die ständige Verfügbarkeit von Nachrichten verlassen, und müssen weniger Arbeitszeit zur aufwendigen Postfachorganisation und -pflege aufwenden. Damit stehen Ihnen mehr Kapazitäten für proaktive Projekte zur Verfügung. Daneben verfügen die gängigen Archivierungslösungen über eine intuitiv bedienbare Suchfunktion, die es erlaubt, Kommunikationsverläufe schnell wiederherzustellen und nachzuvollziehen – so werden Unklarheiten zeitnah aufgeklärt.

 

8. Maximale Datenverfügbarkeit

Eine E-Mail-Archivierung schützt nicht nur vor Datenverlust, sondern bietet im Falle eines Serverversagens die Möglichkeit, benötigte einzelne Nachrichten schnell wiederherzustellen – ein komplettes Backup aufzuspielen, nähme erheblich mehr Zeit in Anspruch. Damit kann der Geschäftsbetrieb auf Basis des Archivs fortgeführt und das Backup zu einem weniger geschäftsintensiven Zeitpunkt eingespeist werden.

 

9. Unabhängigkeit von Mailsystemen

Alle Anwender können, unabhängig vom genutzten Client, auf das Archiv zugreifen – das gemeinsame Bearbeiten von Projekten wird damit erleichtert. So bleiben Absprachen auch bei mehreren Beteiligten transparent und Unstimmigkeiten können schnell aufgeklärt werden.

 

10. Unabhängigkeit

Bei einer E-Mail-Archivierung haben Sie alles „griffbereit“ zur Hand, egal, ob Sie einen neuen Server bekommen, oder nicht.

 

Quelle: Ebertlang