Bereits auf dem Kammertag 2016 der Steuerberaterkammer Hessen gab es hierzu Informationen:
Grundsatz: E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefes sind in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig.
Ausnahme: E-Mails, die nur als "Transportmittel" dienen und darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen enthalten.
Beachte: Bereits in der Betreffzeile einer E-Mail können aufbewahrungspflichtige Informationen enthalten sein! Z.B. dann, wenn dadurch ein maschineller Bezug zur Weiterverarbeitung hergestellt wird.
Ein System zur E-Mail-Archivierung ist auch für Steuerberater unumgänglich. Hier die entsprechenden Stellen des BMF-Schreibens vom 14.11.2014, das selbstverständlich auch von Steuerberatern zu beachten ist:
119: Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege). Dies gilt unabhängig davon, ob die Aufbewahrung im Produktivsystem oder durch Auslagerung in ein anderes DV-System erfolgt. Unter Zumutbarkeitsgesichtspunkten ist es nicht zu beanstanden, wenn der Steuerpflichtige elektronisch erstellte und in Papierform abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe nur in Papierform aufbewahrt.
120 Beispiel 9 zu Rz. 119:
Ein Steuerpflichtiger erstellt seine Ausgangsrechnungen mit einem Textverarbeitungsprogramm. Nach dem Ausdruck der jeweiligen Rechnung wird die hierfür verwendete Maske (Dokumentenvorlage) mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben. Es ist in diesem Fall nicht zu beanstanden, wenn das Doppel des versendeten Schreibens in diesem Fall nur als Papierdokument aufbewahrt wird. Werden die abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe jedoch tatsächlich in elektronischer Form aufbewahrt (z. B. im File-System oder einem DMS-System), so ist eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform nicht mehr zulässig. Das Verfahren muss dokumentiert werden. Werden Handels- oder Geschäftsbriefe mit Hilfe eines Fakturierungssystems oder ähnlicher Anwendungen erzeugt, bleiben die elektronischen Daten aufbewahrungspflichtig.
121 Bei den Daten und Dokumenten ist - wie bei den Informationen in Papierbelegen - auf deren Inhalt und auf deren Funktion abzustellen, nicht auf deren Bezeichnung. So sind beispielsweise E-Mails mit der Funktion eines Handels- oder Geschäftsbriefs oder eines Buchungsbelegs in elektronischer Form aufbewahrungspflichtig. Dient eine E-Mail nur als „Transportmittel“, z. B. für eine angehängte elektronische Rechnung, und enthält darüber hinaus keine weitergehenden aufbewahrungspflichtigen Informationen, so ist diese nicht aufbewahrungspflichtig (wie der bisherige Papierbriefumschlag).
In diesem Zusammenhang ist auch auf das DWS-Merkblatt 3/2016 (Elektronische Rechnungen in der Praxis – Hinweise für Ersteller und Empfänger) zu verweisen, das weitere Infos zum Thema elektronische Rechnungen und deren Archivierung enthält.
Quelle: Steuerberaterkammer Hessen
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