Kleinere Kanzleien & Unternehmen haben oft hohe Kosten für hauseigene IT-Infrastruktur im Verhältnis zur Mitarbeiteranzahl, da die verwendeten Business-Server in der Regel für weitaus mehr Mitarbeiter ausgelegt sind, als tatsächlich mit dem System arbeiten.
Zusätzlich erhöhen steigende Anforderungen an Sicherheit, die Wirksamkeit der EU-DSGVO und IT-Audits die täglichen Anforderungen an die IT. Günstige Lösungen mit eigenen Servern sind daher schwierig zu realisieren. Als logischer Schritt erscheint da die Auslagerung der IT in die Cloud. Vielfach bestehen jedoch Ressentiments, die vordergründig auch nachvollziehbar erscheinen. Lassen Sie uns diese einmal betrachten:
Was ist das eigentlich, diese Cloud?
Die IT-Landschaft ist im Wandel, viele Dienste werden als Mietlösung, sogenannte Cloud-Services, angeboten. Sie wissen oft nicht, wo Ihre Daten liegen. Wichtig - gerade für eine Steuerkanzlei - ist daher, diese Frage zu klären. Es muss sichergestellt sein, dass die Daten an einem sicheren Standort in Deutschland und nicht "irgendwo" liegen.
Der Umzug in die Cloud ist schwierig?
Fakt ist auch , dass ein Umzug in die Cloud mit Schwierigkeiten verbunden sein kann, wenn die gewählten Komponenten nicht zueinander passen. Das kann leicht passieren, falls bei der Umsetzung zu viele Einzelbereiche über verschiedene Hersteller oder Dienstleister abgedeckt werden müssen. Für eine auf Ihre Anforderungen gut abgestimmte IT benötigt man mehrere Arten von Diensten:
- Die Kernanwendungen wie DATEV oder andere Software-Lösungen sollen sicher und stabil in der Cloud laufen
- Die Infrastruktur soll optimal auf die Fachanwendungen abgestimmt sein
- Es sollen auch Office-Anwendungen von Microsoft oder Lösungen zum Dateiaustausch aus der Cloud einsetzbar sein
- Der Zugang soll sicher sein, um auch mobil von überall zu arbeiten
- Das Backup-Konzept muss funktionieren und mit einfachen Möglichkeiten zur Rücksicherung versehen sein
Zusammenfassend ist zu sagen, dass es für Sie zum einen von Vorteil ist in ein ganzheitliches Cloud-Ökosystem auszulagern, das es ermöglicht, die IT mit allen Komponenten aus einer Hand zu betreiben. Ein weiterer Pluspunkt besteht, wenn Sie die Wahl haben, welche Bereiche ausgelagert werden sollen - von einzelnen Diensten bis hin zum gesamten Firmennetzwerk.
Welche Mehrwerte bietet die RZ-Lösung der Kanzlei?
- Kalkulierbare Kosten, man zahlt nur für das, was genutzt wird
- Geringer Zeit- & Ausbildungsaufwand
- Hohe Sicherheit hinsichtlich Verfügbarkeit, Datensicherung, Verschlüsselung, Antivirus, aber auch äußerer Einflüsse, wie Schutz vor Vandalismus, Feuer, etc.
- Standortunabhängige Flexibilität
- Keine stetige Erneuerung von Hard- & Software
- Updates auch außerhalb der Geschäftszeit
- Konzentration auf die eigene Arbeit "Die IT soll einfach nur laufen..."
Outsourcing ist teuer.
Wenn man sich die wahren "Inhouse"-Kosten, wie Klimatisierung, Hardware-Aufrüstung, Lizenzkosten, USV, Systempflege, usw. betrachtet ist eine RZ-Lösung vielfach schon günstiger, als eine eigene IT zu betreiben. Trotzdem höre ich immer wieder die Aussage, dass man nach einigen Jahren Miete die Server gekauft hätte. Das stimmt! Was kann man sich hierfür aber nicht kaufen:
- Mitarbeiter, die sich darum kümmern
- Zeit (für Updates außerhalb der Geschäftszeit, Ausfallzeiten innerhalb der Woche, wiederkehrende Gespräche für Neues, usw.)
- Verantwortung, die übertragen wird
- Flexibilität
- Sicherheit auf hohem Niveau
Ja, aber ich möchte meine Daten bei mir haben!
Der Grund ist auf den ersten Blick verständlich; es handelt sich um Sicherheitsbewusstsein. Betrachtet man aber die Fakten, stellt man fest, dass sich das Blatt gewendet hat. Umfragen, wie der aktuelle BITKOM Cloud Monitor, bei dem Endkunden befragt worden sind, zeigen auf, dass Cloud Lösungen sicherer sind, als lokale Umsetzungen.
Das möchte ich versuchen an einem Beispiel zu erklären:
Angenommen ich habe einen wertvollen Gegenstand, dann lege ich den in einen verschließbaren Schrank und vielleicht noch in eine verschließbare Schublade in dem Schrank. Dann habe ich meinen wertvollen Gegenstand prima im Blick und habe jederzeit Zugriff darauf. Ich kann mir den Schrank anschauen, das Schloss auch, usw. Das ist die Variante Server im Keller.
Die Cloud ist im Idealfall eher wie ein Schließfach in der Bank. Dort wird professionell an den Sicherheitsmechanismen gearbeitet, es kommen professionelle Schließsysteme und Alarmanlagen, usw. zum Einsatz.
Was passiert z.B., wenn ich eine Datei auf meinem lokalen Server absichere? Das mache ich z.B. über das Netzwerk, habe im Idealfall noch eine Verschlüsselung und ein Replikat durch die Datensicherung.
Wenn man die Datei in die Cloud legt, wird diese in X Teile zerlegt und diese Stückchen jeweils auf unterschiedliche Server verschlüsselt abgespeichert.
Wenn jemand Zugriff auf meinem Server im Keller hat, bekommt er relativ schnell auch Zugriff auf die Datei. Wenn jemand - trotz aller professionellen Sicherheitssysteme - Zugriff auf einen Server in der Cloud haben sollte, hat er ggf. einen Schnipsel von der Datei.
Ein mehr an Sicherheit vorauszusetzen, nur weil ich den Server sehe und Zugriff auf diesen Server habe, wie den Gegenstand aus dem Beispiel oben, ist Augenwischerei.
Quelle: Cloud Monitor 2017, Dr. Axel Pols, Bitkom Research GmbH
Doch dieser positive Effekt ist damit nicht automatisch bei jedem Cloud Anbieter gegeben. Aus diesem Grund sollten Sie sich genau überlegen, mit welchem Anbieter die Zusammenarbeit vorteilhaft und sicher ist.
Und jetzt?
Die Cloud ist da und geht auch nicht mehr weg! Wenn man die Vorurteile aufgearbeitet hat, gibt es meiner Meinung nach keinen nachvollziehbaren Grund, die IT bei sich selbst betreiben zu wollen.
Und wer ist jetzt der richtige Anbieter für meine Kanzlei?
Es gibt eine Vielzahl von Anbietern auf dem Markt. Ich empfehle Ihnen dbc Smart IT.
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IT-Outsourcing braucht Sicherheit!
dbc Smart IT bedeutet zum einen, Server-Systeme und IT-Aufgaben auszulagern. Es bedeutet aber auch, Daten von Mandanten und Geschäftspartnern außer Haus zu geben. Räumen Sie dem Schutz dieser vertraulichen Daten bitte höchste Priorität ein.
Das Thema Sicherheit sollte bei Ihrer Entscheidung für einen geeigneten Outsourcing-Partner wichtigster Aspekt sein.
Genauso wichtig ist die Wahl des Standorts für Ihr ausgelagertes System. Wir garantieren Ihnen, dass Ihre Daten in Deutschland im gesicherten DATEV Rechenzentrum liegen.
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Autor: Marco Keuthen
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