Ich höre oft eine gewisse Zufriedenheit in den Worten unserer Kanzleikunden: Sie haben den Digitalisierungsgrad ihrer Mandantenbuchhaltung in den letzten Jahren extrem steigern können. Immer mehr Mandanten sind dabei, Softwarelösungen wie DUO (DATEV Unternehmen online) einzusetzen und ihre Mitarbeiter gezielt darin zu schulen. Insgesamt wird bei der Belegarchivierung viel weniger mit Papier gearbeitet als früher, der Siegeszug der Digitalisierung ist unumkehrbar. Wenn man das hört, denkt man: Alles prima! Oder vielleicht doch nicht..?
Wenn ich nachfrage, wie der Arbeitsalltag in den Kanzleien konkret aussieht, verändert sich das Bild. Die Erfolge bleiben zwar weiterhin erkennbar, aber die immer noch existierenden Probleme treten auf einmal viel deutlicher hervor. Stellen wir uns eine Kanzlei mit vier wichtigen Mandanten vor: Mandant 1 bringt die Buchhaltungs-Unterlagen seit Jahrzehnten auf Papier in -zig Pendelordnern. Mandant 2 nutzt bereits DATEV Unternehmen online. Mandant 3 hat die Papierdokumente eingescannt und schickt die Dateien über eine Cloud-Space. Mandant 4 liefert die Belege auf einer Festplatte ab. In der Summe ergibt das eine Digitalisierungsquote von 75 Prozent. Durchaus ein Erfolg, sagen da einige. Aber in ihren Worten hört man den Zweifel.
75 Prozent digitalisierte Mandantenbuchhaltung ist kein Erfolg, sondern Mist. Zumindest solange es sich dabei um einen digitalen Wildwuchs aus verschiedensten Prozessen, Arbeitsunterlagen, IT-Anwendungen und so weiter handelt, die umständlich zusammengeführt werden müssen. Es kann geradezu das Gegenteil von Erfolg bedeuten: Die Kanzlei, die eine komplizierte, zeitaufwendige Integration leisten muss, arbeitet langsamer als vorher, sie kann den Mandanten keinen guten Service bieten, und bei den Sachbearbeitern kommt Frust auf.
Vor dieser Wahrheit darf man sich nicht abwenden, auch wenn sich die laute Warnglocke namens Kundenzufriedenheit meldet: „Ja, aber wir müssen diesen Service doch anbieten. Unsere Mandanten wollen es so. Klar, einige nutzen DUO, aber andere zögern noch oder wollen so arbeiten wie seit eh und je. Wie können wir vorschreiben, was unsere Mandanten zu tun haben?“
Okay, schauen wir uns diese Frage an und gehen wir dafür ein paar Jahrzehnte zurück. Vielleicht erinnert ihr euch selbst oder habt erfahrene Mitarbeiter in euren Reihen, die das bestätigen können. Damals erhielten die Mandanten von der Kanzlei Vorgaben, wie sie den Pendelordner anlegen und in welcher Systematik sie die Unterlagen darin einsortieren müssen. Die Mandanten konnten sich darauf verlassen, dass die Kanzlei die Buchhaltung effizient erledigen wird, wenn sie sich an die vermittelten einheitlichen Prozesse hielten. Dieses Zusammenspiel war bewährt. Und wer stellte dabei die Spielregeln auf? Die Kanzlei! Warum wollt ihr heute den Mandanten die Entscheidung überlassen, nach welchen Regeln gespielt wird? Das geht ausschließlich auf die Kosten der Kanzlei – auf die Kosten der Effizienz wie auf die monetären Kosten.
Wie gelangt man also unter den aktuellen digitalen Rahmenbedingungen zu einer Lösung, die sowohl die Kanzleien und deren Mandanten überzeugt? Ich denke, wir sollten verstärkt DATEV Unternehmen online (DUO) nutzen und beide Seiten darin fit machen. Deshalb bieten wir mit unserem DUO-Kickstarter Programm eine Kombination von Basisschulung und individueller Flatrate-Betreuung an, die sich an beide Seiten richtet. Zu günstigen Pauschalen und mit kurzen Kündigungsfristen – immerhin dürften die Sachbearbeiter in aller Regel nach einiger Zeit ein ausreichendes Anwenderwissen angesammelt haben, so dass der Service nicht mehr benötigt wird. Einen Bonus gibt es noch dazu, der die Mandanten überzeugen hilft: Wir installieren DUO bei ihnen kostenfrei.
Die Vorzüge des DUO-Kickstarter Programms liegen auf der Hand: Die Kanzler-Mitarbeiter werden nach der ersten Schulung das Spezialwissen nicht in allen Details abrufbar haben und können in diesen Fällen auf unseren Support zurückgreifen. Gleichzeitig erhalten sie von den ebenfalls im Kickstarter Programm geschulten Sachbearbeitern der Mandanten einen standardisierten Input, der die weiteren Prozessschritte bei der Buchhaltung extrem erleichtert. Der Effekt: Die Mandantenbuchhaltung wird bald skalieren. Erfahrungen zeigen, dass dies um den Faktor 4 möglich ist.
Natürlich werden die Einwände nicht sofort verstummen: „Aber DUO kann nicht alles, die Anwendung deckt nicht alle Eventualitäten ab“ und so weiter. Ich finde, dass DUO für die überwiegende Mehrheit aller Funktionen einer digitalen Mandantenbuchhaltung eingesetzt werden kann. Auf jeden Fall, und das ist der entscheidende Punkt, lassen sich damit einheitliche Prozesse für das Zusammenspiel von Kanzlei und Mandanten definieren. Prozesse, die für beide Seiten von Vorteil sind – man erinnere sich an den Pendelordner aus früherer Zeit.
Also: Macht es einfach und skaliert eure Buchhaltung! Wir als Keuthen AG helfen euch dabei.
Marco Keuthen
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Warum Keuthen
Durch die aktuelle Krise und die dadurch fortschreitende Digitalisierung gibt es Aufgaben in Ihrem IT-Umfeld, die schwieriger sind. Oder besonders sensibel. Oder komplex. Bei denen es gilt, hergebrachte IT-Wege zu hinterfragen und neue Lösungen zu finden, die wirklich gut für Sie funktionieren. Das machen wir. Wir lieben die Herausforderung. Wir denken weiter, um den besten Weg für Sie zu finden.