Verfahrensdokumentation - Unerlässlich für Unternehmen

Wann hatten Sie zuletzt eine Betriebsprüfung? Ist alles gut gelaufen? Konnten Sie Ihre Buchhaltung dokumentieren, ohne dass Mängel festgestellt wurden? 

 

Ein möglicher Fallstrick bei einer Betriebsprüfung ist stets die Verfahrensdokumentation. In dieser Dokumentation soll das Unternehmen beschreiben, welchen Prozess es einsetzt, damit alle steuerlich relevanten Geschäftsvorfälle sowie alle ergänzenden Informationen aufgezeichnet und aufbewahrt werden. Ziel ist es, diesen Prozess jederzeit nachvollziehbar und nachprüfbar zu machen … und damit sind wir wieder bei der Betriebsprüfung. 

 

Praktiker beschreiben, dass ein Prüfer bisweilen gar nicht auf das Zahlenwerk der Buchhaltung eingehen, sondern bereits das Fehlen einer ordentlichen Verfahrensdokumentation als formellen Mangel ansehen und monieren. Dies geschieht insbesondere, wenn bereits in einem früheren Bericht festgehalten ist, dass die Dokumentation nicht vorgelegt wurde. Es liegt ja auch auf der Hand, dass der Prüfer zunächst die Verfahrensdokumentation einsehen will, erfährt er doch so, wie das jeweilige Unternehmen seine betrieblichen Abläufe und den Einsatz von EDV organisiert. Damit wird die Verfahrensdokumentation zu einer Art „Handbuch für die Betriebsprüfung“. 

 

Die aktuelle Fassung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD), die am 1. Januar 2020 inkraft getreten ist, hält die Umsetzungsvorgaben relativ gering. Das führt dazu, dass der Prüfer einen großen Interpretationsspielraum besitzt. Mit anderen Worten: Er kann durchaus auf die Prüfung des gesamten buchhalterischen Zahlenwerks verzichten, wenn er bereits aufgrund des Fehlens der Verfahrensdokumentation einen formellen Mangel feststellt. 

 

Es wäre auch nicht verwunderlich, wenn in der kommenden Zeit versucht würde, diese Option gezielt einzusetzen. Durch die jüngsten Konjunkturpakete, mit denen die Wirtschaft angekurbelt und Arbeitsplätze erhalten werden sollen, entstehen den Ländern und Kommunen große finanzielle Lasten, die früher oder später wieder in die Haushalte zurückfließen müssen. Bereits 2018 betrug das bundesweite Ergebnis von Betriebsprüfungen rund 13,9 Milliarden Euro. Es könnte durchaus sein, dass die kommenden Haushaltsdefizite dazu führen, dass die Erwartungshaltung der Finanzbehörden hinsichtlich des Einsatztes der Prüfer wächst und die Frequenz bei den Betriebsprüfungen erhöht werden soll. Unter diesen Umständen könnte allein die Feststellung eines formellen Fehlers helfen, eine höhere Prüffrequenz zu erreichen. 

 

Weshalb sollten Unternehmen sich also durch das Fehlen einer Verfahrensdokumentation angreifbar machen... insbesondere, wenn sie in den zurückliegenden Jahren schon wichtige Schritte bei der Digitalisierung ihrer Abläufe unternommen haben? Wir wissen, wie eine solche Dokumentation ausgestaltet sein muss, damit sie den Anforderungen der GoBD genügt. Wir können speziell kleinere Unternehmen dabei unterstützen, ohne allzu große Belastungen im Arbeitsalltag GoBD-konform zu werden. Auf dass auch die kommende Betriebsprüfung gut läuft und nicht zu Nachzahlungen aufgrund formeller Mängel führt.

 

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