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Telefonie-Verrenkungen in Homeoffice und Kanzlei - 5 Tipps, wie es besser geht

Umfragen zeigen, dass der Telefonie in Homeoffice und Kanzlei weniger Wichtigkeit beigemessen wird, als der übrigen IT.

 

Dass der Fokus des Managements zunächst einmal auf die Ausstattung der Heim-Arbeitsplätze mit PCs und Notebooks lag und liegt, ist verständlich, kann sich die Person im Homeoffice doch mittels Rufumleitung auf das persönliche Mobiltelefon behelfen.

 

Für einen Übergangszeitraum war dies sicherlich halbwegs praktikabel, aber es sollte keine Dauerlösung darstellen, denn  die Anbindung an die Büro-Telefonanlage stellt sicher, dass die Kolleginnen und Kollegen auch außerhalb des Büros an gewohnten Kommunikationsabläufen teilnehmen können und zeigt ganz nebenbei nach außen, dass die Kanzlei professionell digital aufgestellt ist.

 

Der Trend zum Homeoffice verstärkt sich mit jedem Lockdown, und es zeichnen sich weitergehende Homoffice-Regelungen ab. Manche Politiker sprechen gar von Verpflichtungen.

 

Empfehlenswert sind Lösungen, die bewährte Telefonie-Funktionen im modernen dezentralen Arbeitsumfeld ermöglichen.

 

Der Wunsch danach, ortsunabhängig mit der Büro-Nummer zu telefonieren und ohne Rufumleitung erreichbar zu sein, ist sinnvoll.

 

Aus dem Büroalltag gewohnt und im Homeoffice oft vermisst, sind Präsenzinformationen, beispielsweise ob die Kollegin oder der Kollege gerade frei ist oder spricht.

 

Viele fragen sich jedoch, wie das technisch und logistisch umgesetzt werden kann.

 

Auch stellt es eine gedankliche kaufmännische Hürde dar, die Telefonanlage zu ersetzen, weil die alte ja noch läuft.

 

Das ist verständlich. Fakt ist jedoch, dass sich Unternehmen eine unzureichende Telefonanlage, die nicht auf heutige Bedürfnisse ausgelegt ist, schlicht nicht leisten können, weil dadurch Kunden/Mandanten und Mitarbeiter demotiviert werden und der erwünschte Digitalisierungsgrad nicht erreicht wird.

 

Kanzleien und Unternehmen sollten jetzt genau hinsehen, bevor Übergangslösungen oder falsche Produkte angeschafft werden, die am Ende des Tages nicht das angestrebte Ergebnisse liefern.

 

5 Tipps und Anforderungen zur Umstellung auf eine moderne Telefonie-Lösung:

  • Telefonanlage muss dem Team eine höhere räumliche und zeitliche Flexibilität ermöglichen
  • Mitarbeiter an verteilten Standorten müssen optimal gemeinsam arbeiten können
  • Integration von Mobiltelefonen und anderen Endgeräten, die es dem Mitarbeiter ermöglichen durch das „One Number“-Konzept flexibel zu entscheiden, welche Rufnummer dem Empfänger angezeigt wird, z.B. die Büronummer
  • Entkopplung der Telefonanlage vom Unternehmensstandort
  • Integration in DATEV-Telefonie und Microsoft Teams

Durch die Beachtung dieser Tipps werden die Arbeitsabläufe verbessert und eine höhere Produktivität bei gleichzeitig sinkenden Prozesskosten geschaffen.

 

Dies stellt einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil dar.

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