Die Belegfreigabe ist eine Zusatzkomponente von DATEV Unternehmen online, die verfügbar ist und regelmäßig weiterentwickelt wird.
Mit DATEV Belegfreigabe online können Belege vor dem Erfassen und dem Zahlen von auserwählten Mitarbeitern geprüft und freigegeben werden, erst dann ist die Bearbeitung des Beleges wie wir sie bisher kannten, möglich.
Warum dieses Tool nutzen, wo doch bisher jegliche Belegerfassung auch so gut funktioniert?
Mehr Kontrolle – Mehr Transparenz, deshalb.
Wie bei allen Rechtefreigaben ist Voraussetzung, dass der Steuerberater vorab tätig wird und die Belegfreigabe für den Mandanten in den Stammdaten aktiviert.
Auch in hier wurde von der DATEV darauf geachtet, dass nicht jeder Mitarbeiter frei Schnauze handeln kann. Vorab gilt es die Anwender zu verwalten, indem Sie festlegen, welcher Ihrer Mitarbeiter Belege zuweisen (Adminrechte) und/ oder freigeben und/ oder endgültig löschen darf (Standardrechte).
Hinzu kommt, dass für jeden Beleg einsehbar ist, wann er freigegeben wurde und von wem.
Somit wurde ein einstufiger Freigabeprozess eingebaut, welcher die Kontrolle und Transparenz in der Belegbearbeitung noch mal verstärkt.
Sobald Sie Rechnungen in der Belegfreigabe hochladen, haben Sie nun auch die Möglichkeit Ihre Kostenstelle auszuwählen und Notizen für die Buchführung zu erfassen, als auch den Beleg einem Mitarbeiter zuzuweisen, der den Prozess freigeben soll.
Der ausgewählte Mitarbeiter darf nun den Beleg einsehen und entscheiden, ob dieser freigegeben wird oder in den Ordner “In Klärung” verschoben wird.
Somit haben Sie die Möglichkeit, Belege für Kontrollmaßnahmen zurückzuhalten oder gar abzulehnen.
Von da an landen alle freigegebenen Belege in der Belegerfassung, wie wir sie bisher schon kennen.
Sollte ein Beleg abgelehnt werden, so wird er erst gar nicht zur Erfassung freigegeben, was verhindert, dass unerwünschte Belege in den Zahlungsprozess mit einfließen können.
Um die Transparenz gewährleisten zu können, wird in der DATEV Belegfreigabe online der Status jedes Beleges dokumentiert. Hierzu gibt es ein “Belegprotokoll” in dem festgehalten wird, welcher Mitarbeiter wann tätig geworden ist und ob der Beleg noch in Freigabe, in Klärung oder bereits freigegeben / abgelehnt wurde.
Auch der Status „Gelöscht“ wird dokumentiert. Der digitale Beleg kann dann wiederhergestellt oder endgültig gelöscht werden.
Ergo: sollten Sie bisher noch nicht voll digital arbeiten, aus Angst es könnten Belege in DATEV Unternehmen Online landen, welche Sie dort eventuell doch nicht haben wollen, gibt es nun eine Lösung!
Doch Vorsicht ist geboten: Das Heften und Trennen von digitalen Belegen ist in der Belegfreigabe aktuell noch nicht möglich, also scannen Sie gewissenhaft.
Auch die E-Mail-Benachrichtigung bei Belegzugang kann hier derzeit leider nicht aktiviert werden.
Vergleichen wir jedoch die Pros und Contras ergibt sich folgendes Fazit:
Dieses Tool leistet wichtige Vorarbeit, um den vollen Überblick über Ihre Belege zu behalten und ermöglicht Ihnen diese in DATEV Unternehmen online direkt zu selektieren.
Kein Beleg der versehentlich durchrutscht, keine Rechnung, die somit fälschlicherweise beglichen wird, dafür mehr Ordnung und mehr Transparenz.
Seien Sie Herr Ihrer unternehmensinternen Prozesse.
Autor: Chantal Keuthen, Sales Consultant, Keuthen AG