Onlinehändler verkaufen über Marktplätze oder den eigenen Shop
Onlinehändler verkaufen über Marktplätze wie Amazon, eBay, OTTO, Etsy oder Kaufland, um ihre Produkte zu platzieren und nutzen Reichweite und Bekanntheit dieser Plattformen. Oder Paymentprovider wie PayPal, Klarna, Mollie und Stripe werden als Zahlungsmethoden im eigenen Onlineshop integriert. Endkunden bezahlen dann über die Marktplätze und Paymentprovider und diese Anbieter übernehmen dabei die Abrechnung für die Onlinehändler. Häufig gibt es ein- oder zweiwöchige Abrechnungszeiträume, in denen die Bestellungen der Endkunden gesammelt werden. Im Anschluss wird dann der Abrechnungsbericht abgeschlossen. Dabei wird Bilanz gezogen und festgehalten:
- Wie viel wurde umgesetzt?
- Welche Gebühren sind angefallen?
- Welche Bestellungen wurden rückabgewickelt?
- Welche Sondertransaktionen sind entstanden?
Daraus berechnet sich dann der Auszahlungsbetrag für den Onlinehändler.
Die Herausforderung
Die größte Herausforderung im Onlinehandel ist die Vielzahl an Transaktionen, die im Vergleich zum stationären Ladengeschäft anfällt. Hunderte oder gar tausende Transaktionen müssen ordnungsgemäß im DATEV Buchhaltungssystem gebucht werden. Meist stellen Paymentprovider oder Markplätze keine Dateien mit Einzeltransaktionen zur Verfügung, die direkt in DATEV eingelesen werden könnten.
Die erste Lösung mancher Kanzleien ist die händische Übertragung der einzelnen Transaktionen wie beispielsweise aus dem Klarna-Account des Onlinehändlers. Das ist sehr zeitintensiv und gleichzeitig fehleranfällig. Andere Kanzleien wiederum buchen nur Gesamtbeträge, also Erlöse und Gebühren in Summe, da diese häufig in PDF-Dokumenten durch Markplatz oder Paymentprovider vorliegen. Das entspricht allerdings nicht den Vorgaben der ordnungsgemäßen Buchführung. Eine Nachvollziehbarkeit der einzelnen dahinterstehenden Transaktionen ist damit nicht möglich. Im Falle einer Betriebsprüfung ist das fatal.
Selbst wenn Daten über Dateiumformatierung oder Ähnliches in DATEV eingelesen wurden, bleibt die Schwierigkeit, Zahlungen und offene Posten in DATEV einander zuzuordnen. Die Zahlungstransaktionen der Paymentprovider enthalten meist keinerlei Informationen, die ein offener Posten in DATEV aufweist. Eine korrekte Zuordnung ist damit nicht möglich.
Die Lösung durch Tools, wie PayJoe
PayJoe löst alle der eben angesprochenen Herausforderungen und verfügt über Schnittstellen zu den einzelnen Marktplätzen und Paymentprovidern. PayJoe ruft die Abrechnungsberichte aus den Quellsystemen (Amazon, eBay, Klarna, u.v.m.) ab und splittet diese in Einzeltransaktionen auf. Dadurch erhalten Sie:
- Jeden Zahlungseingang eines Endkunden
- Jede Rückerstattung an einen Endkunden
- Jede Gebühr, die Marktplatz/Paymentprovider einbehalten
- Sondertransaktionen, wie beispielsweise Sicherheitseinbehalte
- Auszahlungsbeträge, die auf dem Girokonto des Onlinehändlers eingehen
All diese Transaktionen können dann im entsprechenden DATEV-Format für das DATEV Buchhaltungssystem von PayJoe ausgegeben werden.
Zusätzlich gibt es die Möglichkeit, dass auch die Belegdaten eines Onlinehändlers mit einbezogen werden. PayJoe hat Schnittstellen zu Warenwirtschaftssystemen und Rechnungserstellungsprogrammen, wie easybill, billbee, DreamRobot, PlentyMarkets u.v.m., um Belegdaten des Onlinehändlers abzurufen. Diese dienen in PayJoe dazu, Zahlungsdaten von eBay, Amazon, Klarna und Co mit Beleginformationen, wie beispielsweise der Belegnummer, anzureichern.
In einem Feld des Beleges ist meist eine Zahlungsinformation enthalten (zumindest sollten die Prozesse dahingehend ausgerichtet werden), sodass PayJoe über mindestens eine eindeutige Information, die auf Zahlungs- und Belegseite vorliegt, den passenden Beleg zu einer Zahlung finden kann. Dadurch wird beispielsweise ein eBay-Zahlungseingang nicht mehr mit der ursprünglichen eBay-Bestellnummer an DATEV übergeben, sondern bereits mit der passenden Belegnummer. In DATEV kann damit eine automatisierte Zuordnung zwischen Zahlung und offenem Posten erfolgen.
Gebühren, Auszahlungsbeträge und auch Sondertransaktionen werden in PayJoe mit festem, wiederkehrendem Verwendungszweck für die DATEV Buchhaltung ausgegeben. Dadurch kann mit Hilfe der Lerndatei in DATEV auch für diese Transaktionen eine automatische Buchung stattfinden.
Mit PayJoe können die Prozesse der Buchhaltung des Onlinehandels automatisiert und vor allem ordnungsgemäß abgewickelt werden. Damit können tausende Transaktionen innerhalb kürzester Zeit ordnungsgemäß in DATEV gebucht werden. Mit PayJoe haben Sie eine Zeitersparnis von bis zu 95 % im Vergleich zur herkömmlichen Arbeitsweise.
Sie wollen PayJoe kostenlos und unverbindlich testen oder mehr über PayJoe erfahren, sprechen Sie uns gerne an, wir stellen den Kontakt her.