Kommunikation optimieren? Kein Interesse!

Die Kommunikation innerhalb der Kanzlei und mit den Mandanten optimieren - hier sehe ich gelegentlich ein geringes Interesse bei den Kanzlei-Mitarbeitern.

 

Corona hat uns alle eine Weile begleitet und wir sind digitaler geworden. Hierdurch ist mobiles Arbeiten ein Stück weit die neue Normalität geworden.

 

Neben den Server-Systemen ist die Telefonie der entscheidende Punkt der IT-Infrastruktur und Telefonie ist nicht länger nur Sprache.

 

Das möchte ich Ihnen anhand von drei Punkten darstellen.

Zusammenarbeit

Die Definition von Zusammenarbeit ist das gemeinschaftliche Arbeiten an einer Sache.

 

Das sind zum Beispiel mehrere Fachkräfte, die für den Kunden etwas zusammenstellen.

Das sind auch die Vorgesetzten, die diese Zusammenstellung überprüfen und testieren.

Und es ist der Kunde selbst, der daran mitwirkt.

 

Bei Ihnen in der Kanzlei sind das die Fachkräfte im Bereich Buchhaltung, Steuer, Lohn, es sind die Berufsträger, sowie die Mandanten.

 

Das ist Zusammenarbeit.

Bei Zusammenarbeit geht es um Vertrauen.

Vertrauen ist essenziell, denn man braucht ein gegenseitiges Verhältnis der Zuverlässigkeit.

Vertrauensvolle Zusammenarbeit zwischen Menschen ist das, was ein Team ausmacht.

 

Bei Zusammenarbeit geht es um Kommunikation.

Kommunikation ist Prozess der Übertragung von Nachrichten zwischen einem Sender und einem oder mehreren Empfängern.

 

Und jetzt stellen Sie sich einmal vor, es ist Corona und alle sind im Homeoffice.

Oder es ist kein Corona mehr und trotzdem sind viele im Homeoffice.

 

Ich lade Sie ein, mich bei einem Szenario zu begleiten, in dem es um Menschen in der Kanzlei und einen Mandanten geht.

 

Es gibt da eine Bilanzbuchhalterin, nennen wir sie Helga.

Dann die Kanzleiinhaberin. Ihr Name ist Tina.

Und noch einen Kollegen aus dem Lohn, nämlich Hubert.

Gemeinsam sind sie für den Mandanten Norbert zuständig.

 

Norbert ist Handwerksmeister und hat angerufen und zwei Fragen gestellt.

Die eine kann Norbert kurz bilateral mit Helga klären.

Die zweite muss Tina beantworten. Da stecken die Drei zeitnah die Köpfe zusammen und melden sich anschließend bei Norbert.

Norbert bekommt seine Infos und ist zufrieden.

 

Eine Umfrage ergab: Für 89% aller Unternehmen ist einfache Kommunikation mit ihren Dienstleistern sehr wichtig.

 

Die Wahrheit in vielen Kanzleien schaut aktuell anders aus.

Hubert und Helga sind nicht am gleichen Ort und so schickt Hubert Helga eine E-Mail.

Sie ruft nach einer Weile zurück, kommt aber nicht durch, da Hubert im Homeoffice auf sein Handy umgeleitet hat und schlechten Empfang hat.

Das Stille-Post-Spiel beginnt.

Und allein mit seinen Fragen: Der Mandant.

 

Wie kann man das verbessern?

Letztendlich muss der Anspruch sein, mobil oder im Homeoffice mindestens genauso gut kommunizieren zu können, wie im Büro.

 

Dazu muss der andere zunächst einmal problemlos erreichbar sein.

Dazu gehört zu wissen, ob der andere gerade verfügbar ist. 

Es muss die Möglichkeit gegeben sein, kurz die Köpfe zusammenzustecken.

Das alles muss zwingend mit mehr als zwei Personen möglich sein.

Evolution

Im nächsten Punkt geht es um Neandertaler, IT und Sex.

 

Der Neandertaler ist knapp 400.000 Jahre alt.

Der moderne Mensch, so wie wir ihn kennen, ist ca. 300.000 Jahre alt.

Früher dachte man, es seien nur knapp 200.000 Jahre gewesen.

Dann hat jemand herausgefunden, dass der moderne Mensch und der Neandertaler parallel gelebt haben.

Ja, sie hatten sogar Sex. 

Das ist jetzt für diesen Artikel nicht relevant, aber es macht ihn vielleicht kurzweiliger.

 

Spaß beiseite, der Neandertaler war deutlich stärker, als der Homo Sapiens, trotzdem hat er sich nicht durchgesetzt.

 

Und hier kommt Charles Darwin ins Spiel: „Es ist nicht die stärkste Spezies, die überlebt, auch nicht die intelligenteste, sondern eher diejenige, die am ehesten bereit ist, sich zu verändern."

 

Wenn wir uns einmal die IT-Technologie, also z.B. Computer, anschauen, sehen wir eine sehr steile Entwicklungskurve in einem sehr kurzen Zeitpunkt. Wir haben eine rasante Weiterentwicklung.

        

Wir alle als Unternehmer reagieren auf diese Veränderungen. Wir nutzen ASP, Homeoffice, ggf. mobiles arbeiten.

 

Wie sieht das bei der Telefonie aus?

Das Telefon gibt es nun ca. 150 Jahre. Glauben Sie, es hat sich wesentlich weiterentwickelt?

Viele sind der Meinung, gerade bei der Telefonie hätte sich unglaublich viel getan, was tatsächlich so nicht stimmt.

 

Sie mögen das Trend-Thema Video-Telefonie einwerfen.

Das erste Bild-Telefon gab es 1936 zwischen Berlin und Leipzig.

Und was tun wir heute, wir telefonieren im Wesentlichen wie vor 150 Jahren. Das schreit geradezu nach Veränderung. Und es hat sich verändert.

 

Corona ist hierfür nicht der Grund.

Corona ist nur der Katalysator. 

 

Und nun von der Geschichte zu Geschichten.

Flexibilität

Sie kennen vielleicht das Zitat: "Alle sagten: 'Das geht nicht. Dann kam einer, der hat es einfach gemacht.'"

        

Ich möchte Ihnen eine Geschichte über den Weg meines Teams zum mobilen Arbeiten erzählen.

Es ist eine Geschichte über Flexibilität.

 

Es ist eine Geschichte darüber, wie wir aus der Not eine Tugend machten und natürlich auch über begangene Fehler. Diese Geschichte beginnt nicht mit Corona, sondern viel früher.

 

Es ist Sommer 2003, es war heiß und wir hatten eine große Herausforderung, nämlich Mitarbeitergewinnung. Vielleicht kennen Sie diese Herausforderung.

 

Wir hatten in diesem Jahr viele Neukunden gewonnen und suchten neue Kollegen im Bereich IT-Technik.

Darüber hinaus hatten wir die üblichen Wachstumsschmerzen.

Nicht erzählen möchte ich z.B. über Prozesse, Organisation.

Bitte glauben Sie mir, dass wir hier eine Menge Fehler gemacht haben, bis wir da angekommen sind, wo wir heute stehen.

 

Erzählen möchte ich über den Switch ins Homeoffice bzw. zu mobilem Arbeiten.

 

Noch einmal zur Erinnerung: Wir befinden uns im Jahr 2003, das war 5 Jahre, bevor das iPhone auf den Markt kam.

 

Da wir im Raum Mainz nicht genügend Mitarbeiter gefunden hatten, rekrutierten wir zwei neuen Kollegen, die nicht aus Mainz kamen.

Computertechnisch klappt die Anbindung wunderbar, denn wir hatten bereits Firewall-Zugriff von Außen, usw.

 

Ich brauche Ihnen den Namen der Kollegen nicht zu nennen, denn diese Kollegen verließen uns beide noch früh in der Probezeit, denn wir erhielten schlechtes Feedback von Kunden. Wir erhielten auch schlechtes Feedback von Kollegen.

Ich war frustriert, enttäuscht. Wie konnte das passieren? Wir sind doch so ein tolles Team.

 

Und dann befragte ich die beiden Techniker nochmal persönlich. Und ich erhielt schlechtes Feedback, nur genau andersherum.

 

Es waren keine schlechten Techniker. Die Kommunikation hatte nur in keine Richtung geklappt.

Kunden konnten die Techniker nicht erreichen, Kollegen die beiden im Homeoffice nicht anrufen. Es gab keinerlei Präsenzinformationen, also wer spricht, wer ist abwesend, usw.

Und nur, weil die beiden nicht an unsere Telefonanlage im Büro angeschlossen waren.

 

Es war Team- und Kundenmanagement durch Rufumleitung. Kommt Ihnen das bekannt vor?

 

Nochmal zur Erinnerung: Es war 2003. ISDN war auf dem Höhepunkt, von IP-Telefonie hat noch niemand gesprochen.

 

Ich bin ein hartnäckiger Mensch, wenn ich etwas nicht verstehe, möchte ich das ändern. Wenn etwas nicht klappt, aber ich bin der Meinung, dass die Richtung stimmt, möchte ich diesen Weg weitergehen.

 

Und so traf ich auf ein Startup aus dem Ruhrgebiet, namens Swyx. Diese hatten im Jahr 2000 die erste Version einer softwarebasierten Kommunikationslösung auf den Markt gebracht. 

Damit war all das möglich, was bisher nicht funktioniert hatte. Präsenzinformationen, Telefonieren aus dem Homeoffice mit der Büronummer, perfekte Erreichbarkeit für Kunden und Kollegen.

 

Der Rest ist Geschichte.

Die nächsten Kollegen im Homeoffice waren gekommen um zu bleiben und wir wurden zu dem Team, das wir heute sind.

 

Und dann kam Corona und es war so einfach für uns, denn wir waren seit über 15 Jahren vorbereitet.

 

War das kostspielig? Ich kann Ihnen 1000 gute Gründe nennen, warum Sie in gute Kommunikationsmittel investieren sollten.

 

Und weil es um Flexibilität, Evolution und Zusammenarbeit geht, sage ich Telefonie ist nicht länger nur Sprache. Telefonie ist mit ein entscheidender Punkt der IT-Infrastruktur.

 

Wir bieten flexible Arbeitsplätze von Flensburg bis Kufstein, weil wir ein gutes Kommunikations-System haben.

 

Fachkräftemangel für uns kein Problem mehr, weil wir ein gutes Kommunikations-System haben.

 

Und Sie können das auch!

 

Wenn Sie mehr zum Thema UCC erfahren möchten, vereinbaren Sie ein Strategiegespräch mit meinem Team.

 

Und so sage ich: Kommunikation optimieren - schon aus Eigeninteresse.

 

 

Autor:

Marco Keuthen, Weniger IT-Stress = 💚, Instagram

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