DATEV Unternehmen online: Wie Kanzleien ihre Mandanten unbewusst ausbremsen.

 

Unsere Mandaten brauchen keine weitere Beratung zu Unternehmen online, sie nutzen das ja schon und kommen zurecht. 

 

Diese Information hatte ich im Sommer von einem Fibu-Sachbearbeiter einer Steuerkanzlei - nennen wir ihn Mr. X -  auf die Frage bekommen, ob wir nicht einmal die Mandanten bzgl. DUO-Optimierung ansprechen sollen.

 

In einer Parallelwelt hätte ich das Thema bei dieser Steuerberaterin auf sich beruhen lassen. Ich jedoch befand mich am Start meiner Überzeugungsmission bei dieser Kanzlei und so ließ ich nicht locker.

 

Um zu verstehen, was danach passiert ist und welche überraschende Wendung die ganze Geschichte noch für die Kanzlei und die Mandanten genommen hat, muss ich kurz erklären, wie es zu diesem Gespräch gekommen war.

 

Die besagte Kanzlei ist in unserem DUO-Kickstarter-Programm, im Zuge dessen wir Unternehmen online kostenfrei für teilnehmende Kanzleien einrichten und auf Wunsch eine Erstschulung zum Sonderpreis beim Mandanten durchführen.

 

Ich hatte die Vermutung, dass viele Mandanten DUO zwar für den Belegtransfer nutzen, aber nicht den nächsten Schritt gehen, um ihre digitalen Prozesse entscheidend zu optimieren.

 

Die Steuerberaterin, mit der ich Kontakt aufgenommen hatte, war offen für einen Check bei ihren Mandanten, wofür ich sehr dankbar war und sie verwies mich an den obigen Sachbearbeiter Mr. X.

 

So saß ich also in der Kanzlei, war top vorbereitet und berichtete ihm, was mit DUO, DATEV-Marktplatz-Software und ein wenig Prozessoptimierung so alles möglich ist.

 

Und dann erhielt ich diese lapidare Antwort im Sommer 2022.

 

Damit hatte ich jetzt nicht gerechnet, war ich doch davon überzeugt, dass nicht nur die Berufsträgerin, das Optimierungspotenzial zu noch zufriedeneren Mandanten und einem zeitlich entlasteten Kanzlei-Team erkennt.

 

Kurz überlegt und gesprochen war eins und die folgenden Worte kamen aus meinem Mund:

 

„Ihre wirkliche Herausforderung ist doch die zeitliche Auslastung. Bitte lassen sie uns mit zwei Mandanten testen und wenn wir hier nicht jeweils Zeit für sie und die Mandanten einsparen, nerve ich sie nicht weiter mit dem Thema.“

 

Damit hatte ich ihn, denn seine Aussage war natürlich nur eine Ausrede gewesen, um sich nicht mit Neuerungen beschäftigen zu müssen, die ihn möglicherweise Zeit kosten könnten.

Den Punkt, dass die Kanzlei keinen zusätzlichen Zeitaufwand hiermit hat, hatte Mr. X vor lauter Voreingenommenheit und Stress, vermutlich nicht einmal wahrgenommen.

 

„In Ordnung. Wir probieren das mit diesen beiden Mandanten hier.“, sagte er.

Es handelte sich um eines kleineres mittelständisches Unternehmen und einen klassischen Handwerksbetrieb.

 

Im Handwerksbetrieb verantwortet die Ehefrau des Handwerksmeisters gemeinsam mit einem kleinen Team das Büro.

 

DATEV Unternehmen online wurde genutzt und auch akzeptiert. Uns fiel zuerst auf, dass die Mitarbeiter einige Rechnungen von Plattformen herunterladen mussten, bevor sie nach DUO übertragen werden konnten.

 

Dieser Vorgang kostete sie Monat für Monat einiges an Zeit.

 

Wir empfahlen ein Tool aus dem DATEV-Marktplatz, dass diese manuelle Arbeit automatisiert, richteten es ein und so mussten die Mitarbeiter nicht länger manuell Rechnungen herunterladen.

 

Die anschließende Ist-Analyse ergab noch einiges, was wir gemeinsam optimieren konnten.

 

In dem mittelständischen Betrieb war die Lage noch offensichtlicher. Der Check ergab, dass es hier immer wieder zu zeitfressender Hin-und-her-Kommunikation mit dem Kanzleisachbearbeiter kam, was bereits zu einer gewissen Unzufriedenheit mit DUO und damit der Kanzlei geführt hatte.

 

Außerdem war Mr. X hierdurch zeitlich stark gefordert und entsprechend frustriert. 

 

Die Steuerberaterin war sich dieser Unzufriedenheit gar nicht bewusst und hörte immer nur, was es doch für ein zeitintensives Mandat wäre, was aus seiner Sicht ja auch irgendwie gestimmt hatte.

 

Unser Vorschlag war, gemeinsam mit der Beraterin dem Mandanten anzubieten, die Prozesse zu optimieren, wobei die Kanzlei hier sogar die Kosten übernimmt, da es sich um ein nicht unwichtiges Mandat handelt.

 

Die anschließende Umsetzung brachte verbesserte digitale Prozesse, die unmittelbar zu einer reduzierten Arbeitsbelastung bei Mr. X und zu einem wieder zufriedenen Mandanten geführt haben.

 

Einen Monat später bekam ich einen Anruf:

 

„Hallo, hier ist Mr. X. Ich hätte da noch ein paar Mandanten, über die wir einmal sprechen müssten und meine Kollegen Mrs. X und Z hätten da auch noch was…“

 

Mittlerweile sind Monate ins Land gegangen.

 

Monate in der sich die Arbeitsbelastung im Fibu-Team reduziert hat.

 

Monate die bei Mandanten die Zufriedenheit mit ihrer Steuerberaterin erhöht haben und die berichten, dass sie durch verbesserte digitale Prozesse viel Zeit sparen.

 

Und weil die derzeit wertvollste Ressource für die Kanzlei, die Arbeitszeit des Kanzlei-Teams darstellt und Prozessoptimierung die aktuell einzige Möglichkeit ist, zu skalieren, ist es für Sie entscheidend, sich über die digitalen Prozesse Ihrer Mandanten Gedanken machen, die DATEV Unternehmen online nutzen.

 

Möchten Sie zukünftig auch zufriedenere Mandanten, die DUO nutzen und weniger frustrierte Kanzlei-Mitarbeiter?

 

Haben Sie auch einen Mr. X in der Kanzlei?

 

Wenn Sie eine der Fragen mit ‚ja‘ beantworten, ist es sinnvoll, dass Sie den nächsten Schritt gehen und sich über das DUO-Mandanten-Booster Programm informieren.

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