Digitalisierung klingt für viele erstmal nach viel Aufwand, ist es am Anfang auch. Deshalb fragen sich so viele: Wieso sollte ich an alten Prozessen etwas ändern wollen? Es ist doch alles OK…

 

Theorie und Praxis

 

In der Theorie klingt dies aber doch sehr verlockend: Digitale Prozesse, papierarmes Büro und die neueste Software. Aber viele kennen auch die Realität: Fehlende Zeit, Aufwand und Kosten, Ich-bin-kein-Spezialist-Prinzip.

 

Warum also Buchhaltung digitalisieren?

 

Ein Unternehmen besteht nicht nur aus Buchhaltung, ein Unternehmen ist vielschichtig in seinen Prozessen. Prozesse, die alle einzeln der rasant voranschreitenden technologischen Entwicklung unterliegen, aber am Ende endet alles in der Buchhaltung.

 

Die überwiegenden Rechnungen erhält heutzutage fast jeder per Mail, denn weil die Zeit fehlt, nutzt man den einfachen Weg – ein Onlineportal. Jetzt tauchen aber viele Fragen auf, wie: Muss ich diese ausdrucken und ablegen? Kann ich den Anhang nicht direkt an den Steuerberater weiterleiten? Wo speichere ich sie vorerst ab?

 

Die Antwort bringt die GoBD

 

Die Digitalisierung bringt viele Vorschriften mit sich und die richten sich nach dem GoBD - „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.

 

Zusammengefasst muss die Buchhaltung wahrheitsgemäß und klar geführt werden, fortlaufend, vollständig, richtig, zeitnah, unveränderlich sowie für jeden Dritten nachvollziehbar sein.

 

Woher die Zeit nehmen?

 

Tauschen wir das Wort Digitalisierung in Automatisierung. Automatisierung ist gleich etwas mehr Zeit für andere Dinge.

 

Etwas von der aufgewandten Zeit für die Buchhaltung gibt DATEV Unternehmen online, kurz DUO, zurück. DUO ist optimiert für den kaufmännischen Prozess. Es ist konzipiert den Unternehmer zu unterstützen und seine Buchhaltung schlank zu halten. Zudem ist das Programm GoBD-konform.

 

Ganz von allein geht es leider dennoch nicht!

 

Unterstützung findet der Unternehmer bzw. Anwender bei einem DUO-Consultant. Vorrangig ist es wichtig sein Werkzeug zu beherrschen, daher führt der Consultant neben der Integration auch Schulungen mit dem Anwender durch.

 

DUO bietet verschiedene Anwendungen je nach Bedarf und Schnittstellen zu unterschiedlichen Drittanbietern.

 

Daher analysiert der Consultant alle Prozesse im Unternehmen und gibt Vorschläge zur Verbesserung, denn sein Ziel ist es die Buchhaltung für den Anwender so weit wie möglich zu automatisieren, nur die Steuern zahlt er am Ende leider nicht.

 

Fazit

 

Also keine Scheu vor der Digitalisierung. Es gibt Aufgaben, die schwieriger sind oder besonders komplex. Daher gilt es, hergebrachte Wege zu hinterfragen und neue Lösungen zu finden. Der DUO-Consultant nimmt sich diesen Herausforderungen aus einer neuen Perspektive im Kundensinne an.

 

Ein wichtiger Hinweis zu GoBD

 

Darüber hinaus ist es entscheidend zu verstehen, dass fast alle IT-Prozesse in einem Unternehmen GoBD-relevante Seiteneffekte haben. Dies ist ein Aspekt, den ein typischer IT-Dienstleister oft nicht auf dem Schirm hat. Als Keuthen AG, ein führender DATEV Solution Partner, sind wir speziell in diesem Bereich ausgebildet. Wir betreuen nicht nur Steuerberater, sondern auch deren Mandanten. Durch unsere enge Zusammenarbeit mit Steuerberatern sind wir besonders sensibilisiert für die Thematik der GoBD und berücksichtigen diese bei allen IT-Projekten.