Keine toten Pferde reiten – So satteln auch Ihre störrischsten Mandanten auf DATEV Unternehmen online um

Ein persönlicher Rückblick auf den DATEV Unternehmen online Effizienztag

Manchmal sind es die einfachen Analogien, die uns die Augen öffnen. Genau das wurde mir klar, als ich diesen Sommer den Begrüßungs-Talk beim DUO-Effizienztag der Keuthen AG in der DATEV-Niederlassung Frankfurt hielt. Das Thema Digitalisierung in Steuerkanzleien und wie Kanzleien ihre Mandanten davon überzeugen können, auf digitale Prozesse umzustellen, ist keine neue Diskussion. Aber manchmal bleibt man an einer Stelle hängen, ohne wirklich weiterzukommen – man reitet tote Pferde.

 

Die Metapher vom toten Pferd trifft genau das, was in einigen Kanzleien passiert: Statt neue Technologien zu nutzen, halten manche an überholten Methoden fest. Das war für mich der perfekte Anlass, dieses Verhalten aufzugreifen – und wer mich kennt, weiß, dass da kein alltäglicher Talk kam.

 

Weisheit der Dakota-Indianer: „Wenn du entdeckst, dass du ein totes Pferd reitest, steig ab!“

 

Oft schwierig in die Tat umzusetzen. Statt abzusteigen, suchen wir ständig nach neuen Wegen, das tote Pferd doch noch zu reiten.

 

Strategien, um ein totes Pferd zu reiten

• Wir besorgen eine stärkere Peitsche.
• Wir wechseln den Reiter.
• Wir sagen: „So haben wir das Pferd doch immer geritten.“
• Wir gründen einen Arbeitskreis, um das Pferd zu analysieren.
• Wir besuchen andere Orte, um zu sehen, wie man dort tote Pferde reitet.
• Wir erhöhen die Qualitätsstandards für den Beritt toter Pferde.
• Wir stellen Vergleiche unterschiedlich toter Pferde an.
• Wir erklären: „Kein Pferd kann so tot sein, dass man es nicht noch schlagen könnte.“
• Wetten, dass das Vieh nur simuliert.

Es kommt noch besser

• Wir erklären, dass unser Pferd "besser, schneller und billiger" tot ist.
• Wir bilden einen Qualitätszirkel, um eine Verwendung für tote Pferde zu finden.
• Wir überarbeiten die Leistungsbedingungen für Pferde.
• Wir richten eine unabhängige Kostenstelle für tote Pferde ein.
• Wer sagt, dass man tote Pferde nicht reiten kann?

Die Realität in vielen Kanzleien

So absurd diese „Strategien“ auch klingen mögen, sie spiegeln in vielerlei Hinsicht die Realität in vielen Steuerkanzleien wider. Ich habe in zahlreichen Gesprächen mit Steuerberatern gemerkt, dass die Hemmschwelle, sich von gewohnten Arbeitsweisen zu lösen, hoch ist. Das trifft nicht nur auf Mitarbeiter, sondern auch auf Mandanten zu.

 

Festhalten an veralteten Methoden:

Viele Kanzleien setzen nach wie vor auf traditionelle Arbeitsweisen wie Papierbelege und Pendelordner. Diese sind tief in den täglichen Arbeitsabläufen verwurzelt, obwohl die Digitalisierung längst bessere und effizientere Alternativen bietet. Warum also halten wir daran fest? Oft aus Gewohnheit und der Angst vor Veränderung.

 

Zunehmender Druck durch neue Aufgaben und Fachkräftemangel:

Mit der stetigen Zunahme von Aufgaben und der wachsenden Komplexität steuerlicher Anforderungen – oft von staatlicher Seite – steigt die Arbeitslast in Kanzleien kontinuierlich. Gleichzeitig fehlt es vielerorts an Mitarbeitern, um diese Last zu schultern. Und dennoch wird am Status quo festgehalten, statt neue, digitale Prozesse einzuführen, die diese Herausforderungen entschärfen könnten.

 

Widerstand der Mandanten:

Die Einführung von DATEV Unternehmen online (DUO) stellt eine enorme Erleichterung für Kanzleien dar. Aber viele Mandanten zögern, die Vorteile zu erkennen, da sie das Gefühl haben, der Nutzen liege vor allem bei der Kanzlei und weniger bei ihnen selbst. Diese Perspektive zu ändern und den Mandanten die Vorteile aufzuzeigen, ist eine der großen Herausforderungen.

 

Erhöhte Heterogenität durch fehlende Standardisierung:

Wenn eine Kanzlei sowohl mit Papier- als auch mit digitalen Belegen arbeiten muss, führt das zwangsläufig zu Chaos und Ineffizienz. Die Heterogenität der Prozesse sorgt dafür, dass Abläufe unnötig komplex werden und wertvolle Ressourcen verschwendet werden.

 

Warum es Zeit ist, vom toten Pferd abzusteigen

Ich bin fest davon überzeugt, dass die Digitalisierung die einzige Antwort auf diese Herausforderungen ist. Das Reiten toter Pferde bringt uns nicht weiter. Wir verschwenden Zeit und Energie darauf, alte Systeme am Leben zu erhalten, anstatt neue, zukunftsfähige Wege einzuschlagen.

 

Was muss passieren?

1. Veraltete Systeme loslassen:
   Kanzleien müssen den Mut aufbringen, sich von traditionellen Prozessen wie dem Buchen von Papierbelegen zu verabschieden. Es ist an der Zeit, komplett auf digitale Prozesse umzusteigen, um die Effizienz zu steigern.
   
2. Mandanten überzeugen:
   Steuerberater stehen vor der Aufgabe, ihren Mandanten die Vorteile von DUO und anderen digitalen Lösungen klar zu kommunizieren. Es ist wichtig, ihnen zu zeigen, dass die Digitalisierung nicht nur der Kanzlei, sondern auch ihnen erhebliche Vorteile bringt – von Zeitersparnis bis hin zu mehr Transparenz und Sicherheit.
   
3. Den Status quo hinterfragen:
   Wir müssen uns regelmäßig fragen: Reiten wir noch ein totes Pferd? Nur weil etwas über Jahrzehnte hinweg funktioniert hat, heißt das nicht, dass es der beste Weg ist. Der erste Schritt in Richtung Veränderung ist die Erkenntnis, dass es bessere Alternativen gibt.

Fazit: Der Weg in die digitale Zukunft

Es gibt keinen Grund, am toten Pferd festzuhalten. Die Digitalisierung bietet uns die Werkzeuge, um Prozesse zu optimieren, die Arbeitslast zu verringern und die Zusammenarbeit mit Mandanten zu verbessern. Wir müssen den Mut haben, die alten Methoden loszulassen und uns auf die neuen Technologien einzulassen. Nur so können Steuerberater die Herausforderungen der Zukunft meistern und ihren Mandanten den bestmöglichen Service bieten.

 

Wie Mark Twain es treffend sagte: „Das Geheimnis des Erfolgs ist, anzufangen.“ Es ist Zeit, vom toten Pferd abzusteigen und den Weg in die digitale Zukunft zu gehen.

 

Und genau hier kommt DUO-Mastery ins Spiel.

Mit DUO-Mastery bieten wir Ihnen Schlüsselstrategien für Steuerberater, um DATEV Unternehmen online (DUO) optimal in Ihrer Kanzlei zu integrieren – ohne komplizierte Änderungen an Ihren Prozessen. Unser Workshop zeigt Ihnen, wie Sie Ihr Team entlasten, die Mitarbeiterzufriedenheit steigern und gleichzeitig Ihren Mandanten einen besseren Service bieten.

 

Was macht DUO-Mastery so besonders?

• Optimieren Sie DATEV Unternehmen online (DUO) in Ihrer Kanzlei. Ihre Mitarbeiter lernen, wie sie den gesamten Prozess der digitalen Zusammenarbeit mit Ihren Mandanten verbessern können – für eine effizientere und reibungslosere Arbeitsweise.
  
• Gewinnen Sie wertvolle Zeit, indem Ihre Mitarbeiter lernen, unnötige Arbeitsschritte zu eliminieren und die Arbeitslast zu verringern. So können sie sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren.
  
• Steigern Sie die Mitarbeiterzufriedenheit, indem Sie reibungslose Prozesse und klar definierte Abläufe schaffen. Das sorgt für weniger Frustration und mehr Effizienz im Alltag.
  
• Überzeugen Sie Ihre Mandanten: Mit DUO-Mastery erfahren Sie, wie Sie Ihre Mandanten von der Digitalisierung begeistern, indem Sie die Vorteile klar und verständlich kommunizieren. Sorgen Sie für eine nahtlose Zusammenarbeit, schnellere Kommunikation und mehr Transparenz – Ihre Mandanten werden am Ende zu schätzen wissen, dass Sie den Prozess für sie einfacher und effektiver gestalten.

Es ist an der Zeit, das tote Pferd endgültig loszulassen und auf ein effizientes, zukunftssicheres System umzusteigen. Mit DUO-Mastery bringen Sie Ihre Kanzlei in die digitale Zukunft – für mehr Effizienz, zufriedene Mitarbeiter und einen besseren Service für Ihre Mandanten.

 

Satteln Sie um – mit DUO-Mastery.

 

Ihr Marco Keuthen

Gründer Keuthen AG