Eine mittelgroße Steuerkanzlei in Frankfurt, knapp zwanzig Mitarbeiter inkl. der Berufsträger, seit Jahren eingespielt. Die Kanzlei nutzte ProCheck mit seinen Prozessen, Checklisten und Integration in die DATEV-Programme. DATEV Eigenorganisation lief sauber, die Aufgabenverteilung war klar, neue Mitarbeiter bekamen bei Eintritt eine strukturierte Einführung.
Kurz: Diese Kanzlei war aufgestellter als die meisten.
Dann kam, was immer häufiger kommt: Ein DATEV-Update, neue Funktionen in einem der Cloud-Tools, eine Umstellung, die auf dem Papier klein wirkt und im Alltag größere Wellen schlägt als erwartet. DATEV wandert schrittweise in die Cloud, neue Anwendungen kommen hinzu, und wer nicht am Ball ist, merkt schnell, dass die gewohnten Workflows plötzlich nicht mehr passen, oder dass Teile der Software schlicht anders funktionieren als bisher.
Eine Mitarbeiterin, die erst seit vier Monaten im Team war, steckte fest. Das ProCheck beschrieb den alten Prozess. DATEV Eigenorganisation half bei der Aufgabenverteilung, aber nicht beim Verstehen der neuen Funktion.
Sie fragte einen Kollegen und man fand gemeinsam die augenscheinliche Lösung.
Manche Kollegen umschifften die Hürde wieder anders und schon gab es plötzlich zwei nicht dokumentierte Arbeitsweisen in der Kanzlei. Am Ende hat die Kanzlei anderthalb Stunden verloren und eine Lösung gefunden, die nicht ganz falsch, aber auch nicht optimal war.
Aktuell bringt DATEV in den Cloud-Anwendungen neue Funktionen in schneller Folge. Die Kanzlei bräuchte hierfür eine Person, die so affin ist und gefühlt 24/7 nach neuen Funktionen sucht, sonst bekommt niemand etwas davon mit.
Das ist kein Versagen, sondern eine Lücke, die systematisch dann entsteht, wenn Prozesse dokumentiert sind, aber niemand da ist, der die nächste Frage beantwortet.
Es ist nicht so, als würde DATEV Änderungen nicht kommunizieren, nur haben Kanzleimitarbeiter, wie oben geschrieben, im Alltag schlicht nicht genug Zeit, um die Informationen auf allen Kanälen zu lesen oder neue Funktionen zu suchen.
Neben den Mitarbeitern, die Prozesse selbständig abweichend leben, weil sich Software durch Updates ändert, ist auch die Nutzung neuer Software oder Module etwas, was von Seiten der Kanzleileitung immer neu in Prozesse verankert werden muss — Cloud-ready sein, wird gefordert, aber keiner weiß, wie das gehen soll.
Das ist der Punkt, an dem viele Kanzleien eine unsichtbare Lücke haben, nämlich jemanden, den man fragen kann, wenn sich etwas verändert. Einen Ansprechpartner, der nicht nur weiß, wie DATEV technisch funktioniert, sondern auch versteht, wie eine Steuerkanzlei denkt, arbeitet und priorisiert.
Das Consulting-Team der Keuthen AG besteht genau aus solchen Menschen mit IT- und Projekterfahrung auf der einen Seite und echtem Praxiswissen in der Steuerberatung auf der anderen. Sie sprechen beide Sprachen, was in der Praxis einen messbaren Unterschied macht. Fragen werden nicht nur schnell beantwortet, sondern richtig eingeordnet.
Kanzleien, die das nutzen, verlieren weniger Zeit bei DATEV-Fragen, arbeiten neue Mitarbeiter strukturierter ein und geraten bei Updates nicht ins Stocken, weil jemand da ist, der weiß, was zu tun ist. Dazu kommt ein regelmäßiger Abstimmungstermin zwischen Kanzlei und Keuthen AG; kein Ticket-System, das auf Anfragen wartet, sondern eine strukturierte Beziehung, in der aktuelle Themen und Optimierungsmöglichkeiten gemeinsam besprochen werden. Proaktiv, nicht nur reaktiv.
Wenn Sie sich fragen, ob das auch für Ihre Kanzlei relevant sein könnte: Unter diesem Artikel finden Sie ein kurzes Formular. Darüber können Sie unkompliziert Kontakt aufnehmen.
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