Team Assistant (m/w/d): Halte unserem Team den Rücken frei – organisiert, verbindlich, digital.
Ob Rechnungen, Kundenanfragen oder interne Abläufe – bei Dir laufen die Fäden zusammen.
Als Team Assistant (m/w/d) bist Du die zentrale Schnittstelle zwischen unserem Team, unseren Kunden und dem Backoffice.
Du sorgst dafür, dass Rechnungen laufen, Anfragen nicht liegen bleiben, und Prozesse sauber dokumentiert sind.
Ob in der Kommunikation mit Finance, im Kontakt mit Lieferanten oder in der Zuarbeit für HR – Dein Organisationstalent und Dein Blick für Details sorgen dafür, dass der Laden läuft.
Dabei arbeitest Du strukturiert, eigenständig und mit einem hohen Maß an Verantwortungsbewusstsein – remote oder vor Ort in Mainz.
Was Dich erwartet
- Bearbeitung und Weiterleitung eingehender E-Mails (info@, billing@), inkl. Buchhaltungs- & Kundenanfragen
- Rechnungsbearbeitung: Prüfung, Zuweisung, Upload in DATEV Unternehmen online und Pflege der Liquiditätsvorschau
- Unterstützung von HR & Finance (u. a. bei Neueinstellungen, KFZ-Verwaltung, Kommunikation mit der Lohnbuchhaltung)
- Erstellen und Verarbeiten von Ausgangsrechnungen und internen Aufträgen
- Pflege von Kundenstammdaten, SEPA-Mandaten, Newsletter-Verteiler
- Kommunikation mit Steuerberater, Autohaus, Leasingbank, Versicherungen
- Allgemeine Office-Unterstützung: Postbearbeitung, Terminplanung, Event-Organisation, Kassenführung
- Recherchearbeiten und Zuarbeiten für verschiedene Teams
- Flexible Arbeitsweise: Homeoffice und Office-Tage in Mainz
Das bringst Du mit
- Erfahrung in einer vergleichbaren Assistenz-, Office- oder Buchhaltungsrolle
- Sicherer Umgang mit digitalen Tools (idealerweise DATEV Unternehmen online, Weclapp, Office 365)
- Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise
- Organisationsgeschick, Kommunikationsstärke und ein gutes Gespür für Teamdynamik
- Hohe Verlässlichkeit und Lust, Prozesse aktiv mitzugestalten
- Freundliches, verbindliches Auftreten – schriftlich wie mündlich
Was wir Dir bieten
- Einen vielseitigen Aufgabenbereich mit echtem Gestaltungsspielraum
- Flexible Arbeitszeiten, Homeoffice-Option und moderne Tools
- Ein unterstützendes Team und flache Hierarchien
- Ein „Asshole-free Environment“, in dem Wertschätzung gelebt wird
- Eine strukturierte Einarbeitung und Raum für Weiterentwicklung
- Ein Büro mit guter Verkehrsanbindung in Mainz (wenn Du vor Ort bist)
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Klingt das nach Deiner nächsten Herausforderung? Dann bewirb Dich jetzt über unser kurzes Formular! Wir freuen uns, Dich kennenzulernen. Wenn wir denken, dass Du in unser Team passt, melden wir uns umgehend bei Dir. Deine Daten werden nur zum Zweck der Bewerbung gespeichert.
Schicke bitte anschließend Deinen Lebenslauf an sales-bewerbung@keuthen.net